REGULAMIN SERWISU ETHI-LEX

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE I DEFINICJE

1. Niniejszy regulamin (dalej: "Regulamin") określa zasady korzystania z platformy internetowej ETHI-LEX (dalej: "Serwis").

2. Właścicielem Serwisu i dostawcą technologii jest ETHICALC SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gdańsku, ul. ks. Leona Miszewskiego 18/2C, 80-239 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem: 0001241947, NIP: 9571202612, REGON: 544803812 (dalej: "Operator").

3. Kontakt z Operatorem jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem: info@ethi-lex.pl lub telefonicznie pod numerem: (+48) 453 553 537.

4. Weryfikujemy umowy B2B i sposób współpracy, celem identyfikacji ryzyk prawnych, w tym w zakresie stwierdzenia istnienia stosunku pracy pomiędzy stronami tych umów.

5. Operator dostarcza wyłącznie infrastrukturę informatyczną do obsługi zgłoszeń i monitoringu uwarunkowań prawnych. Operator nie świadczy pomocy prawnej. Za merytoryczną część audytu, rekomendacje i asystę prawną odpowiada współpracująca z Serwisem kancelaria prawna KPDI | Ignatiuk i Partnerzy z siedzibą w Gdańsku (dalej: "Kancelaria"), będąca podmiotem odrębnym od Operatora.

6. Dane osobowe Klientów przetwarzane są zgodnie z Polityką Prywatności i Plików Cookies, stanowiącą integralną część niniejszego Regulaminu. Zaakceptowanie Regulaminu jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z Polityką Prywatności.

7. W ramach Serwisu Klient zawiera dwie odrębne umowy:

a) umowę o świadczenie pomocy prawnej, obejmującą audyt umów B2B oraz pozostałe usługi prawne objęte wybranym pakietem — zawieraną bezpośrednio z Kancelarią. Kancelaria jest wyłączną stroną tej umowy i wyłącznym odbiorcą wynagrodzenia z jej tytułu;

b) umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną, obejmującą dostęp do Serwisu i korzystanie z jego funkcjonalności, w tym z opcjonalnej usługi monitoringu — zawieraną z Operatorem.

8. Operator nie jest stroną umowy, o której mowa w pkt 7 lit. a), nie świadczy usług prawnych i nie pobiera wynagrodzenia z tytułu audytu ani pozostałych usług prawnych.

II. ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG I KORZYSTANIE ZE SZTUCZNEJ INTELIGENCJI (AI)

1. Klient przekazuje umowy B2B oraz odpowiada na szczegółowy kwestionariusz dotyczący faktycznego sposobu wykonywania współpracy (m.in. planowanie zadań, spotkania statusowe, procedury urlopowe).

2. Systemy sztucznej inteligencji (AI) automatyzują w Serwisie wyłącznie techniczny proces przyjęcia zgłoszenia i wstępnej weryfikacji.

3. Merytoryka pozostaje w rękach ludzi. Absolutnie wszystkie dokumenty, wnioski i pisma są weryfikowane przez uprawnionych radców prawnych (zasada human-in-the-loop). System nie podejmuje żadnych władczych i ostatecznych decyzji.

4. Serwis wykorzystuje szyfrowanie komunikacji, a dokumentacja przesyłana przez Klienta nie jest wykorzystywana do trenowania zewnętrznych modeli AI (Zero-Retention).

III. ZAWARCIE UMOWY I PRZEBIEG WSPÓŁPRACY

1. Proces audytu rozpoczyna się po przekazaniu przez Klienta umów, wypełnieniu kwestionariusza oraz akceptacji wybranego pakietu cenowego. Z chwilą akceptacji wybranego pakietu dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej pomiędzy Klientem a Kancelarią.

2. Audyt realizowany jest w terminie do 2 tygodni (14 dni) od dnia kompletnego przekazania dokumentów.

3. W wyniku audytu Klient otrzymuje listę wszystkich umów z osobną oceną ryzyka ("co robić najpierw", "co może poczekać", "czego nie ruszać"), konkretnymi rekomendacjami oraz oceną ekspozycji (ryzyka finansowego).

4. W przypadku rezygnacji Klienta z usług przed ich rozpoczęciem lub braku akceptacji warunków, zgromadzone akta elektroniczne ulegają natychmiastowemu, trwałemu i bezpowrotnemu usunięciu z serwerów. Pliki przetwarzane są na bezpiecznej infrastrukturze AWS wewnątrz Unii Europejskiej.

IV. PŁATNOŚCI I CENNIK

1. Usługi świadczone za pośrednictwem Serwisu są odpłatne. Ceny są stałe, ryczałtowe, znane przed startem i nie wymagają wyceny indywidualnej.

2. Wynagrodzenie za audyt umów B2B oraz pozostałe usługi prawne objęte wybranym pakietem Klient uiszcza bezpośrednio na rzecz Kancelarii, na podstawie faktury wystawionej przez Kancelarię. Operator nie pośredniczy w tych płatnościach.

3. Cennik pakietów audytowych prezentuje się następująco:

a) Audyt (4 900 zł netto): Lista umów z oceną ryzyka, przy każdej konkretne działanie i kolejność (czas realizacji: dwa tygodnie).

b) Audyt + nowe umowy (9 900 zł netto): Zakres podstawowy oraz nowe umowy, materiał tłumaczący zmiany współpracownikom, a także konsultacje i modyfikacje umów.

c) Audyt + nowe umowy + pakiet na kontrolę (14 900 zł netto): Zakres rozszerzony (powyższy) oraz komplet dokumentów gotowy do wydrukowania w dniu kontroli i asysta Kancelarii.

4. Operator oferuje również opcjonalną usługę "Po audycie: monitoring", polegającą na automatycznym przeglądzie kontraktów z bieżącą aktualizacją oceny ryzyka. Koszt usługi to 290 zł netto miesięcznie i ma ona charakter w pełni dobrowolny. Wynagrodzenie z tego tytułu Klient uiszcza na rzecz Operatora, na podstawie faktury wystawionej przez Operatora.

V. ZASADY ETYKI ZAWODOWEJ I TAJEMNICA

1. Współpracujący prawnicy (KPDI | Ignatiuk i Partnerzy) działają w ramach przepisów korporacyjnych swoich samorządów zawodowych. Oznacza to, że każda informacja przekazana przez Klienta jest ściśle chroniona ustawową tajemnicą zawodową (tajemnicą radcowską).

2. Infrastruktura technologiczna dostarczana przez Operatora (Ethicalc Sp. z o.o.) zapewnia pełną zgodność z wymogami RODO. Dane Klientów nie są udostępniane nieuprawnionym podmiotom zewnętrznym ani wykorzystywane w celach marketingowych (spam).

3. Administratorem danych osobowych zawartych w dokumentacji przekazywanej przez Klienta w celu wykonania audytu jest Kancelaria, która przetwarza je w związku ze świadczeniem pomocy prawnej. Operator przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na zlecenie i w imieniu Kancelarii, w zakresie niezbędnym do utrzymania i obsługi infrastruktury Serwisu, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej pomiędzy Kancelarią a Operatorem.

4. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z założeniem i obsługą konta w Serwisie oraz świadczeniem usługi monitoringu, o której mowa w pkt IV.4, jest Operator.

VI. PRAWA KONSUMENTA I REKLAMACJE

1. Jeżeli Klient będący osobą fizyczną posiada status Konsumenta (lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta), przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny. Prawo to przysługuje odrębnie wobec każdej z umów, o których mowa w pkt I.7. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy o świadczenie pomocy prawnej Klient składa Kancelarii, a od umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną — Operatorowi.

2. W przypadku żądania rozpoczęcia świadczenia usług (audytu) przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, Klient musi złożyć wyraźne oświadczenie. Po pełnym wykonaniu usługi przez Kancelarię, prawo do odstąpienia wygasa.

3. Reklamacje związane z funkcjonowaniem technologicznym Serwisu należy składać na adres: info@ethi-lex.pl. Operator ustosunkuje się do nich w terminie do 14 dni.

4. Reklamacje dotyczące audytu, ocen prawnych, rekomendacji oraz pozostałych usług prawnych Klient kieruje bezpośrednio do Kancelarii.

VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ OPERATORA

1. Operator (Ethicalc Sp. z o.o.) ponosi odpowiedzialność za prawidłowe oraz bezpieczne funkcjonowanie platformy, infrastruktury chmurowej oraz proces alokacji zgłoszeń.

2. Za merytoryczną ocenę dokumentów, audyt umów B2B oraz doradztwo prawne odpowiada Kancelaria, która świadczy usługi jako niezależny podmiot i ponosi za nie odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz skutki ocen prawnych, rekomendacji i dokumentów przygotowanych przez Kancelarię.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Prawem właściwym dla umów zawieranych w ramach Serwisu jest prawo polskie.

2. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn prawnych lub organizacyjnych. O każdej zmianie Regulaminu Klienci zostaną powiadomieni z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.

3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych obowiązujących aktów prawnych.

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 18.08.2026. Wersja: 1.1.