Polityka prywatności serwisu ethi-lex.pl

Wersja 1.0 z 5 listopada 2026 r. · Dotyczy serwisu ethi-lex.pl, korespondencji z nami oraz usługi ETHI-LEX świadczonej na podstawie umowy. Informacje podajemy na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).

W skrócie: ta strona nie zapisuje plików cookie, nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych i niczego nie ładuje z obcych serwerów. Dane osobowe przetwarzamy w trzech sytuacjach: gdy ktoś do nas pisze, gdy zamawiający przesyła dokumenty sprawy do raportu w chmurze ETHI-LEX i gdy zamawiający ma konta w oprogramowaniu ETHI-LEX. W wariancie lokalnym Ethicalc nie ma dostępu do dokumentów ani raportów.

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych osobowych związanych ze stroną ethi-lex.pl, z korespondencją i z kontami użytkowników oprogramowania jest ETHICALC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. ks. Leona Miszewskiego 18/2C, 80-239 Gdańsk, KRS 0001241947, NIP 9571202612, REGON 544803812 (dalej: Ethicalc). W sprawach danych osobowych prosimy pisać na kontakt@ethi-lex.pl z dopiskiem „dane osobowe” w temacie, przez e-Doręczenia (AE:PL-57137-93577-FUJDA-16) albo listem na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo przepisy nie wymagają tego przy naszym przetwarzaniu.

Inaczej jest z danymi w dokumentach spraw przesyłanych do raportu: stron, pełnomocników, biegłych, świadków i innych osób występujących w dokumentach. Ich administratorem jest zamawiający raport (kancelaria, organizacja, organ albo sąd), a Ethicalc przetwarza je w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia (punkt 4).

2. Strona ethi-lex.pl

Strona nie zapisuje plików cookie ani innych danych w urządzeniu użytkownika, nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych, nie profiluje użytkowników, nie ma formularzy i nie wyświetla banera zgody, bo nie ma na co wyrażać zgody. Strona jest utrzymywana w infrastrukturze Amazon Web Services w regionie w Unii Europejskiej.

Serwer zapisuje logi: adres IP, datę i godzinę, pobrany zasób, adres strony odsyłającej, rodzaj przeglądarki. Logi służą wyłącznie bezpieczeństwu i prawidłowemu działaniu strony oraz policzeniu odwiedzin bez ustalania, kim jest odwiedzający. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi usuwamy najpóźniej po 90 dniach. Odnośniki prowadzą do serwisów Ethicalc, partnerów oraz serwisów publicznych (orzeczenia, akty prawne), które mają własne zasady prywatności.

3. Korespondencja

Wiadomości wysłane na adresy w domenie ethi-lex.pl oraz przez e-Doręczenia przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania raportu próbnego lub oferty i obsługi zamówienia. Przetwarzamy adres e-mail lub adres do e-Doręczeń, imię i nazwisko, nazwę instytucji i stanowisko, jeżeli zostały podane, oraz treść wiadomości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy wiadomość poprzedza zawarcie umowy, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na korespondencję.

Nie wysyłamy informacji o naszych usługach bez prośby adresata: ani e-mailem, ani SMS-em, ani listem. Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie do trzech lat od ostatniej wiadomości na wypadek roszczeń; dłużej, jeżeli dojdzie do umowy — wtedy zgodnie z przepisami o rachunkowości i podatkach. Pocztę elektroniczną obsługuje Google Workspace jako podmiot przetwarzający.

4. Usługa ETHI-LEX: kogo dotyczą dane i po co je przetwarzamy

Osoby	Dane	Cel i podstawa	Okres
osoby występujące w dokumentach spraw przesłanych do raportu w chmurze ETHI-LEX: strony, pełnomocnicy, biegli, świadkowie, pracownicy organów	dane zawarte w dokumentach (pozwy, decyzje, wyroki, opinie, operaty) i ich odczyty: parametry sprawy z miejscem w dokumencie	przygotowanie raportu na zlecenie zamawiającego; administrator: zamawiający; Ethicalc jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO)	do zakończenia sprawy albo do żądania usunięcia; po zakończeniu umowy postępujemy z danymi tak, jak ona przewiduje
użytkownicy oprogramowania ETHI-LEX po stronie zamawiającego (gdy umowa przewiduje konta)	imię, nazwisko, służbowy e-mail, rola, dane logowania, zapisy działań	zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie kont, bezpieczeństwo, ślad raportów; art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; administrator: Ethicalc	czas umowy, potem okres przedawnienia roszczeń
osoby występujące w opublikowanych orzeczeniach i aktach prawnych w bazach ETHI-LEX	dane w postaci, w jakiej opublikowały je sądy i organy (orzeczenia są publikowane po anonimizacji przez sądy)	analiza orzecznictwa; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu informacji publicznej; dane nie są łączone z innymi źródłami w celu identyfikacji osób	czas utrzymywania baz

Zakres. Z dokumentów odczytujemy parametry potrzebne do raportu; każdy odczyt ma zapisane źródło. Dokumenty nie są udostępniane nikomu poza osobami Ethicalc przygotowującymi raport.
Miejsce. Dokumenty i raporty w chmurze ETHI-LEX przechowujemy i przetwarzamy w Unii Europejskiej, w infrastrukturze Amazon Web Services w regionie Frankfurt.
Bez zewnętrznych usług AI. Odczyt i analiza działają na własnych modelach, na infrastrukturze Ethicalc. Dokumenty nie są przekazywane żadnym dostawcom modeli sztucznej inteligencji.
Brak trenowania. Nie używamy dokumentów, raportów ani korespondencji do trenowania modeli.
Brak decyzji automatycznych. Raport nie zawiera oceny ani rekomendacji i nie wywołuje skutków prawnych; decyzje podejmują ludzie.
Wariant lokalny. Gdy oprogramowanie działa na infrastrukturze zamawiającego, Ethicalc nie przetwarza dokumentów ani raportów i nie ma do nich dostępu; przetwarzanie odbywa się w całości u administratora.
Anonimizacja. Raport próbny można przygotować na dokumentach zanonimizowanych przez zamawiającego albo wyłącznie na danych publicznych.

5. Komu przekazujemy dane

Amazon Web Services: przechowywanie i przetwarzanie danych w regionie w Unii Europejskiej; umowa powierzenia.
Google Workspace: poczta elektroniczna i narzędzia biurowe Ethicalc; umowa powierzenia.
Operator e-Doręczeń: doręczanie korespondencji w zakresie swojej usługi.
Podmioty świadczące dla Ethicalc usługi księgowe i prawne, w zakresie niezbędnym do ich zadań.
Organy publiczne, gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów.

Nie korzystamy z podwykonawców do odczytu dokumentów ani do analizy. Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dokumenty i raporty ETHI-LEX są przechowywane i przetwarzane w Unii Europejskiej. Dostawca poczty elektronicznej Ethicalc może przetwarzać korespondencję poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych; podstawą są decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla ram ochrony danych UE–USA oraz standardowe klauzule umowne. Zamawiający, który nie chce, aby dokumenty sprawy przechodziły przez pocztę elektroniczną, może przesłać je przez e-Doręczenia albo wybrać wariant lokalny.

7. Bezpieczeństwo

Transmisja jest szyfrowana. Dokumenty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby przygotowujące raport, na podstawie przydzielonych ról. Klucze i dostępy leżą w zaszyfrowanym magazynie parametrów. Każdy raport ma zapisany ślad: dokumenty, parametry, wersję przepisów i listę spraw, z datą. Kopie zapasowe są tworzone w Unii Europejskiej. Po zakończeniu sprawy albo na żądanie dokumenty są usuwane wraz z kopiami w terminie określonym w umowie powierzenia.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy. Wnioski prosimy kierować na kontakt@ethi-lex.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. W sprawie danych w dokumentach spraw najprościej zwrócić się do zamawiającego raport jako administratora; pomożemy mu wykonać takie żądanie. W sprawie danych w opublikowanych orzeczeniach właściwy jest sąd, który orzeczenie opublikował; usuwamy dane z naszej bazy, gdy zostaną usunięte ze źródła albo gdy wniosek jest uzasadniony. Każdy ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Zmiany

Zmiany tej polityki publikujemy na tej stronie z nowym numerem wersji i datą. Jeśli zmiana dotyczy dokumentów przetwarzanych na zlecenie zamawiających, informujemy ich o niej przed jej wprowadzeniem.